前回Googleフォームを作ったのですが、メールを送った後に自動返信が出来ていない事に気づいたので自動返信機能をつけてみました。自動設定がないと、相手側がメールが送れているか不安になりますからね。せっかくメールやアンケートを送って貰えたので不安を与えないように自動返信を設置しました。
今回紹介するのは「Form Notifications」をインストールする方法で簡単に自動返信ができる設定を紹介します。
スプレッドシートでカスタマイズする方が本格的な自動返信になるので時間がある時に比較してみてね。
Form Notificationsとは？
以前はGoogleフォームアドオンがありましたが、現在は無くなっており、「Form Notifications」になっています。
Googleのメールフォームの拡張機能でメールの自動返信を設定できるサービスです。
先に書いておきますが、Form Notificationsは問合せの内容（入力された名前やお問い合わせ内容など）を自動返信する事は出来ません。自分が作った文章のみを自動で返信する機能になります。
Form Notificationsの設定方法
実際に設定した作業内容を画像付きで紹介します。
インストール作業
Googleフォームを立ち上げてから「アドオン」を選択して下さい。アドオンとは拡張機能のことです。クリックすると拡張機能のページが表示されます。
下の画面になるのでForm Notificationsをクリックして下さい。
インストールボタンがあるのでインストール！
インストールボタンを押すとGoogleのセキュリティ項目が表示されます。Googleはセキュリティが厳しいのでアクセスをしていいかを聞いてきます。問題ないのでページの下の承認ボタンを押して下さい。
これでインストールが完了です。完了ボタンを押して完了してください。
次はアドオンの設定です。
設定作業
全て英語表記なので不安だと思いますが内容を理解すれば簡単に設定出来ますのでご安心を。
インストールすると画面にマークが表示されますのでクリックして立ち上げてください。
ここからが設定作業です。
2つのメニューが表示されていますが使うのは下のThank you emailを使います。
- Notify on form responses :メールが届いた時に通知する場合に使いますが、Googleフォームの機能と被るので必要ないです。
- Thank you email：自動返信のタイトルや文章を入力するメニューです
Thank you emailの中で実際に私が設定した画面がこれです。
項目の説明を箇条書きで書いておきます。
- Collect email ：返信するメールアドレスをどこから入手するかを聞かれています。Automaticallyに設定した方が簡単なのでAutomaticallyを選択
- Send a copy to：メールアドレスを追加する場合記入。私は追加はないので空欄にしました。
- Notification email subject : 自動返信のタイトルを記入します
- Notification email body : 本文を記入します
内容を記入したら下にある「save configuration」を押して保存して下さい。
これで画面の設定が完了です。
後1つGoogleフォーム側で追加の作業があります。
Collect emailの部分でAutomaticallyを選択していればGoogleフォーム側で設定を行う必要なあります。
フォーム画面の設定からメールアドレスを収集するにチェックを入れてください。このチェックが入っていないと機能しないので気をつけてね。
これで自動返信の設定が全て完了です。
メールアドレスを収集するボタンを押すとメールフォーム欄が追加されていますので、アドオン設定後メールフォームの項目を一度見直してみて下さい。
テストしてみる
実際にテストメールを送ってみて下さい。私がテストして送られたメールがコチラ。
無事にメールが届き、自動返信も出来ていれば設定完了です。
シンプルな仕様を好む方にぴったり
最初にも書きましたが、Form Notificationsは設定した文字だけを自動返信するので、問合せ内容などは入りません。
機能として必要最低限のことしか出来ないので注意してね。
当然ないより返信はあった方がいいのでとりあえず機能としてつけておきたい方にはオススメできます。
問合せ内容なども含めたい場合は次回紹介する予定のスプレッドシートを活用する方法で設定してみて下さいね。
